◇リリースはどう書けば良いか
本文の書き方を説明します。
このような形が一般的です。参考程度に掲載します。


まず、冒頭は「プレスリリース/Press Release/報道関係各位…など」「日付」「団体名・会社名等」とします。挨拶文等は特に記載しなくても大丈夫です。
【1】
報道関係者各位
プレスリリース 2003年10月XX日
観光美化ネットワーク


次にプレスリリースのタイトル部ですが、「(行事名、商品名やサービス名など)」「(いつから)何をどうするのか」「何月何日に開催、発表、発売」「団体名、会社名等」というタイトル文にすれば、どういったプレスリリースなのかすぐに理解してもらえるでしょう。
【2】
==========================
XX駅前高架下で落書き除去作業を実施
2003年10月XX日に観光美化ネットワーク
==========================


本文は最初の段落で、プレスリリース内容がほぼ把握できるような大まかな説明をしてしまいます。すぐに読み切れて明確に理解できるよう、数行で簡潔にまとめます。
【3】
観光美化ネットワーク(XX県XX市XX区、代表:笠原 健治)は、XX駅前高架下(XX市XX区10−20)で落書き除去作業を実施します。市の玄関口であるXX駅周辺に落書きが増え、観光客の印象を損なわないため市民や自治体関係者約100人が参加する予定です。

<これだけで内容が全てわかるようにする>


そして、その後の段落から行事や新商品、新サービスなどの特徴・概要説明・補足説明・今後の展望などを述べます。テキスト文章のみの配信なので、画像や図表を見せたい場合などは自社サイト上にあらかじめ掲載しておき、文中にそこへのURLを張って誘導すると良いでしょう。
【4】
一昨年から除去作業を年2回、春と秋に行い今回で6回目の実施となります。
また、昨年からはXX駅を利用するXX高校の教職員、生徒会から約30人が参加、XX市職員や周辺住民のあわせて100人が10月XX日、午前10時に駅前に集合し除去剤やペンキを上から塗るなどして〜・・・


最後に、団体や会社概要や配信するプレスリリースについての問い合わせ先・担当者名を明記します。
【5】
■観光美化ネットワーク: http://www.kannkoubika.net/
1999年6月設立。会員数17名。
観光地やその周辺の清掃、XX市と共催で環境美化祭など開催
――――――――――――――――――――――――――

【本件に関するお問い合わせ先】
観光美化ネットワーク 担当:山本 寛二
eMail: yamamoto@kankoubika.net
Tel: XXX-459-4307 Fax: XXX-459-4308


<担当者、連絡先を忘れず記述>


これで十分です。説明したりないと感じるかもしれませんが、配信されたプレスリリースを読んだ記者が興味を持てば、内容の詳細について問い合わせの連絡をしてくれるはずです。
とにかく、「分かりやすく」「簡潔に」「どういった特徴があるのか」「客観的視点で」記述する事が最も大切なのです。

実際に配信されているさまざまなプレスリリースを読み比べることにより、プレスリリースの書き方がより明確に分かってくるでしょう。

◇リリースのタイミング

プレスリリースを発信する機会は、以下のようなものが一般的です。
  • イベントやキャンペーンの開催
  • 講演やセミナーの参加者募集
  • 新商品・新サービスの発表
  • 調査結果の発表 (市場調査など)
  • 既存の商品やサービスの拡充 (リニューアルなど)
  • 提携や合併、新団体や新会社設立
  • 業績の発表 (利用者数○○人突破など)
こういったさまざまな機会ごとにプレスリリースを発信することにより、たとえ記事になるまでには至らなくても、媒体側での知名度向上にかなりの貢献が期待できるのではないかと思います。

実際に配信する日時は、行事、イベント、キャンペーンなどについては告知記事の掲載も視野に入れ、開催・開始する数週間〜1・2ヵ月前が一般的なようです。商品やサービスについての発表は発売・開始日当日または数日前に行います(場合によっては数週間前)。
新聞社によって掲載するまでの処理・時間・経緯が異なりますので、あまり配信のタイミングを深読みしすぎない方が良いと思います。


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